1．活動(dòng)的主題與形式須符合展會(huì)的需要。雖然說(shuō)一個(gè)活動(dòng)富有創(chuàng)意的話，可以吸引到觀眾的注意，但是仍然要與會(huì)展的大環(huán)境保持一致，否則將會(huì)導(dǎo)致脫離展會(huì)背景，更可能會(huì)造成觀眾對(duì)會(huì)展注目度的抽離，甚至帶來(lái)隱患，以會(huì)展背景為前提是策劃活動(dòng)的首要原則。

　　2.能進(jìn)一步豐富和完善展會(huì)的基本功能。展會(huì)如果單純以展示和會(huì)議的形式來(lái)傳播相關(guān)信息，促成交易，就不能夠完全地體現(xiàn)一個(gè)大型會(huì)展的魅力所在，而策劃活動(dòng)的目的就是豐富展會(huì)功能，為不同層次，不同專業(yè)的展會(huì)策劃出不同的活動(dòng)，針對(duì)會(huì)展本身的不足之處，用活動(dòng)來(lái)彌補(bǔ)，完善會(huì)展是活動(dòng)存在的本質(zhì)。

　　3.有助于展會(huì)吸引更多潛在企業(yè)參展和觀眾參觀。會(huì)展的舉辦不一定能夠吸引到某些對(duì)于會(huì)展信息不十分熱衷的潛在觀眾，企業(yè)，對(duì)于這些對(duì)象，策劃一個(gè)具有吸引力的活動(dòng)是再好不過(guò)的方法了，可以把會(huì)展信息帶給這些觀眾，從而把他們吸引到會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)來(lái)。

　　4.有助于活躍展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)氣氛但不影響企業(yè)展出和觀眾參觀。如果在一個(gè)枯燥的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)，即便對(duì)此會(huì)展主題再熱情，觀眾都不會(huì)停留很久，如果利用不同的傳播方式把會(huì)展信息傳達(dá)給他們，他們會(huì)對(duì)接受的信息印象深刻，并且會(huì)把這個(gè)好印象連帶地作用在這個(gè)會(huì)展品牌上。當(dāng)然前提是須是好印象，如果活動(dòng)過(guò)于喧賓奪主，造成負(fù)面影響便得不償失了。

　　5.活動(dòng)本身要能產(chǎn)生較好的效果。參與活動(dòng)的過(guò)程對(duì)于一個(gè)來(lái)參觀展會(huì)的觀眾和企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該是一個(gè)愉快的過(guò)程，他們可以通過(guò)活動(dòng)了解到更多的行業(yè)熱點(diǎn)，技術(shù)開(kāi)發(fā)，但是如果此活動(dòng)的并不能夠產(chǎn)生良好的效果，這就是策劃活動(dòng)的失敗，浪費(fèi)了活動(dòng)資本，也花去了觀眾的參與成本。

　　活動(dòng)的策劃者既希望做到有創(chuàng)意，吸引參觀者，又擔(dān)心活動(dòng)過(guò)熱的氣氛會(huì)對(duì)展會(huì)本身造成不利影響，這兩者間的矛盾造成了策劃時(shí)的疑惑。例如在對(duì)于活動(dòng)主題的確立上，就有兩種相對(duì)的意見(jiàn)，是應(yīng)以表現(xiàn)會(huì)展整體的主題為主，還是吸引觀眾為主。一方面認(rèn)為如果活動(dòng)主題與會(huì)展主題不相符就會(huì)影響到會(huì)展本身效果，因?yàn)榛顒?dòng)吸引了觀眾，把他們的注意力轉(zhuǎn)移了；而另一觀點(diǎn)認(rèn)為，活動(dòng)以更為誘人的主題吸引到了觀眾，把他們帶入會(huì)展中，觀眾自然而然就會(huì)把注意力轉(zhuǎn)移到了會(huì)展上。其實(shí)這兩種觀點(diǎn)的出發(fā)點(diǎn)都是希望提高會(huì)展效果，如果按照前文提到的活動(dòng)策劃原則，策劃者掌控住活動(dòng)的分寸，無(wú)論是與會(huì)展主題相關(guān)與否，到達(dá)最終目的才是重要的。(三)活動(dòng)策劃的內(nèi)容與步驟會(huì)展中的活動(dòng)其實(shí)是一種公關(guān)活動(dòng)，只是針對(duì)的對(duì)象更為具體，即展會(huì)的目標(biāo)企業(yè)和觀眾，所以其策劃和實(shí)施，可以完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：第一步，確立項(xiàng)目?；顒?dòng)的目標(biāo)是什么？為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng)？這個(gè)活動(dòng)對(duì)于會(huì)展整體而言有什么好處？在回答了這些問(wèn)題后，就要收集會(huì)展的相關(guān)資料。如果是為專業(yè)性的會(huì)展舉辦活動(dòng)，則要事先充分了解此行業(yè)的專業(yè)知識(shí)，至少做到半個(gè)專家，才有資格為活動(dòng)確立項(xiàng)目，這亦是初步的資料調(diào)查。

　　須明確確立的主題范圍，由于活動(dòng)是會(huì)展的一部分，所以它被期望達(dá)到的目的已經(jīng)被細(xì)分，自然主題也應(yīng)有針對(duì)性。

　　第二步，情況調(diào)查。調(diào)查，相當(dāng)于要做到立項(xiàng)時(shí)的另半個(gè)專家，這不僅僅是了解該行業(yè)的專業(yè)知識(shí)，更要針對(duì)活動(dòng)本身作調(diào)查，例如國(guó)家關(guān)于公眾活動(dòng)方面的政策和法規(guī)，公眾關(guān)注的熱點(diǎn)話題以及預(yù)期持續(xù)時(shí)間，歷史上同類型活動(dòng)的案例，場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。

　　第三步，活動(dòng)相關(guān)可行性研究，是一個(gè)十分重要的工作步驟，根據(jù)調(diào)查的情況確定出可行的活動(dòng)范疇，為策劃定下基礎(chǔ)，也盡可能節(jié)省論證方案的人力精力成本。研究范圍包括活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性，會(huì)展現(xiàn)有的條件包括社會(huì)環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性，財(cái)力適應(yīng)性，效益的可行性。

　　從效益的角度考慮，把活動(dòng)費(fèi)用與媒體宣傳方面費(fèi)用相比較，如果投放媒介做廣告，比做一個(gè)活動(dòng)更有效，活動(dòng)就不一定做了，何況舉辦活動(dòng)可能還需為其再做媒體宣傳。還有社會(huì)物質(zhì)水平的適應(yīng)性，活動(dòng)需要?jiǎng)佑迷S多社會(huì)物質(zhì)，出奇出新的創(chuàng)意更需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員盡量利用可以獲得的物質(zhì)。最后一個(gè)是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施如戶外活動(dòng)要考慮天氣的情況，野外活動(dòng)考慮更多的是安全設(shè)施問(wèn)題，這些都是要進(jìn)行可行性研究的范疇。

　　第四步，提煉活動(dòng)主題，進(jìn)行創(chuàng)意。一個(gè)活動(dòng)之所以可以完善會(huì)展的功能，即因?yàn)樗男问奖葧?huì)展更為豐富，所以活動(dòng)有它自己的創(chuàng)意點(diǎn)就成為關(guān)鍵。如同廣告創(chuàng)意一樣，除了個(gè)人創(chuàng)意外，要特別強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)意的概念，如果能夠在創(chuàng)意過(guò)程中開(kāi)個(gè)頭腦風(fēng)暴可以事半功倍。團(tuán)體創(chuàng)意的過(guò)程也始終貫穿著個(gè)人的創(chuàng)意過(guò)程，作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和團(tuán)體的智慧，而不是某個(gè)的杰作。

　　第五步，流程及細(xì)節(jié)考慮。一個(gè)活動(dòng)并不是擁有主題就夠了，還需要眾多細(xì)節(jié)問(wèn)題的支持，例如嘉賓的演講次序，時(shí)間安排等等，流程就是一個(gè)活動(dòng)對(duì)受眾的語(yǔ)言，表達(dá)才能使活動(dòng)起到大的影響。細(xì)節(jié)策劃是策劃者容易忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，甚至被認(rèn)為是執(zhí)行時(shí)應(yīng)該考慮的問(wèn)題。策劃者需要調(diào)動(dòng)各種資源來(lái)確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行。

　　第六步，制定策劃案，也就是把設(shè)想的方案用文字表達(dá)出來(lái)，即按形式，時(shí)間，地點(diǎn)，人員，主題和流程幾個(gè)部分，書(shū)寫策劃案。

　　第七步，活動(dòng)策劃案論證。這是對(duì)整個(gè)方案的可行性論證，針對(duì)不合理的活動(dòng)細(xì)節(jié)略加調(diào)節(jié)，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。以上的七個(gè)步驟只是一個(gè)必要的模式，不同類型的活動(dòng)在細(xì)節(jié)會(huì)各有差異，甚至完全不同，需要視具體情況而定。